Nebenkostenabrechnung erstellen: Anleitung für Vermieter

Nebenkostenabrechnung erstellen: zuerst den Mietvertrag prüfen

Wer als Vermieter eine Nebenkostenabrechnung erstellen möchte, sollte mit dem Mietvertrag beginnen. Für Wohnraum erlaubt § 556 Abs. 1 BGB die Vereinbarung, dass der Mieter Betriebskosten trägt. Die Kostenübernahme folgt also nicht schon daraus, dass Ihnen eine Rechnung für das Gebäude vorliegt. Prüfen Sie, welche Kosten der Vertrag wirksam auf den Mieter überträgt und ob Vorauszahlungen oder eine Pauschale vereinbart sind. Über Vorauszahlungen ist nach § 556 Abs. 3 Satz 1 BGB jährlich abzurechnen.

Dieser Beitrag behandelt die Erstellung einer Abrechnung über Betriebskostenvorauszahlungen bei Wohnraum. Legen Sie Mietvertrag, Rechnungen, Verbrauchsdaten, Flächenangaben und das Zahlungskonto bereit. Eine Abrechnung aus dem Vorjahr hilft als Arbeitsgrundlage; sie ersetzt aber weder die Prüfung der aktuellen Belege noch die Kontrolle der vertraglichen Vereinbarung.

Welche Kosten sind umlagefähig?

Betriebskosten sind laufende Kosten des Eigentums oder des bestimmungsmäßigen Gebrauchs des Gebäudes und Grundstücks (§ 556 Abs. 1 BGB, § 1 Abs. 1 BetrKV). § 2 BetrKV beschreibt die Kostenarten. Dazu gehören etwa Grundsteuer, Wasserversorgung, Entwässerung, Heizungsbetrieb, Müllbeseitigung, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung gemeinsamer Gebäudeteile und bestimmte Sach- und Haftpflichtversicherungen. Entscheidend bleiben die jeweilige Kostenart und die wirksame Umlagevereinbarung.

Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten gehören nach § 1 Abs. 2 BetrKV nicht zu den Betriebskosten. Die Vergütung für die Hausverwaltung und die Beseitigung eines altersbedingten Gebäudeschadens dürfen deshalb nicht als solche auf den Wohnraummieter umgelegt werden. Regelmäßige Wartung ist von Reparaturen zu unterscheiden: Die Betriebskostenverordnung führt bei bestimmten Anlagen Wartungs- und Prüfkosten ausdrücklich auf.

Besondere Aufmerksamkeit verdienen gemischte Rechnungen. Erledigt ein Hauswart auch Verwaltung oder Reparaturen, sind diese Tätigkeiten nach § 2 Nr. 14 BetrKV auszusondern. Dort ist außerdem geregelt, dass bestimmte vom Hauswart ausgeführte Arbeitsleistungen nicht nochmals unter anderen Kostenarten angesetzt werden dürfen. Übernehmen Sie daher keine Rechnung ungeprüft mit ihrem gesamten Betrag in die Abrechnung.

Welcher Verteilerschlüssel gilt?

Ermitteln Sie für jede Kostenart den passenden Maßstab. Haben die Parteien nichts anderes vereinbart, gilt vorbehaltlich anderweitiger Vorschriften der Anteil der Wohnfläche. Kosten, die von erfasstem Verbrauch oder erfasster Verursachung abhängen, müssen nach einem Maßstab verteilt werden, der diesen Unterschieden Rechnung trägt (§ 556a Abs. 1 BGB). Prüfen Sie daher sowohl die Vertragsklausel als auch die vorhandenen Messdaten.

Für vermietetes Wohnungseigentum enthält § 556a Abs. 3 BGB eine Besonderheit: Ohne andere Vereinbarung gilt grundsätzlich der zwischen den Wohnungseigentümern geltende Verteilungsmaßstab. Widerspricht dieser billigem Ermessen, ist nach Absatz 1 umzulegen. Die Abrechnung der Eigentümergemeinschaft sollten Sie trotzdem nicht unverändert an den Mieter weiterreichen. Sie müssen die mietrechtlich umlagefähigen Positionen und die Vorauszahlungen des Mieters gesondert prüfen.

Heizkosten nach Verbrauch abrechnen

Im Anwendungsbereich der Heizkostenverordnung sind Wärme- und Warmwasserkosten auf Grundlage der Verbrauchserfassung zu verteilen (§ 6 HeizkostenV). Für den Betrieb der zentralen Heizungsanlage sieht § 7 Abs. 1 HeizkostenV grundsätzlich mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach erfasstem Wärmeverbrauch vor. Für bestimmte dort beschriebene Gebäude sind 70 Prozent vorgeschrieben. Die übrigen Kosten werden nach dem dort vorgesehenen Flächen- oder Raummaßstab verteilt. Ein einheitlicher Flächenschlüssel für sämtliche Nebenkosten genügt deshalb häufig nicht.

Soweit entgegen der Verordnung nicht verbrauchsabhängig abgerechnet wird, darf der Nutzer seinen darauf entfallenden Kostenanteil um 15 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV). Gemeint ist der betroffene Wärme- oder Warmwasserkostenanteil, nicht die gesamte Nebenkostenabrechnung. Stimmen Sie unvollständige Messdaten oder Unklarheiten zum angewandten Schlüssel vor Versand mit dem Abrechnungsdienst ab, statt fehlende Werte ohne Prüfung zu ersetzen.

Wirtschaftlichkeit und nachvollziehbare Mindestangaben

Bei der jährlichen Abrechnung ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Dass eine Leistung tatsächlich bezahlt wurde und grundsätzlich umlagefähig ist, beantwortet diese zusätzliche Frage noch nicht. Dokumentieren Sie Leistungsumfang und Kostenentwicklung. Bei auffälligen Steigerungen sollten Sie klären, ob höhere Preise, ein anderer Verbrauch oder veränderte Leistungen die Ursache sind.

§ 259 Abs. 1 BGB verlangt bei einer Rechenschaftspflicht eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen oder Ausgaben und, soweit Belege üblicherweise erteilt werden, deren Vorlage. Nach gefestigter BGH-Rechtsprechung gehören zu den formellen Mindestangaben einer Betriebskostenabrechnung die Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und soweit nötig Erläuterung der Verteilerschlüssel, die Berechnung des Anteils des Mieters und der Abzug seiner Vorauszahlungen. Machen Sie den Rechenweg für den Mieter verständlich.

Weisen Sie den Abrechnungszeitraum und die betroffene Wohnung klar aus. Trennen Sie die Gesamtkosten der Abrechnungseinheit von dem Anteil der einzelnen Wohnung. Der Saldo sollte erkennen lassen, ob sich nach Abzug der geleisteten Vorauszahlungen ein Guthaben oder eine Nachzahlung ergibt. Auf Verlangen ist Belegeinsicht zu gewähren; die Belege dürfen elektronisch bereitgestellt werden (§ 556 Abs. 4 BGB).

Praktische Checkliste vor dem Versand

1. 01

   Vertrag und Unterlagen zusammenstellen

   Umlagevereinbarung, Abrechnungszeitraum, Rechnungen, Flächen, Verbrauchsdaten und tatsächlich geleistete Vorauszahlungen abgleichen.

2. 02

   Kosten bereinigen

   Verwaltung und Reparaturen herausnehmen, gemischte Rechnungen aufteilen und doppelte Ansätze ausschließen.

3. 03

   Schlüssel und Rechenweg kontrollieren

   Für jede Position den zulässigen Maßstab angeben, erforderlichenfalls erläutern und den Anteil der Wohnung nachvollziehbar berechnen.

4. 04

   Saldo und Versand vorbereiten

   Vorauszahlungen abziehen, Nachzahlung oder Guthaben ausweisen, Belege geordnet bereithalten und den rechtzeitigen Zugang dokumentieren.

• –Passen die abgerechneten Leistungen zur jeweiligen Kostenart und zum Gebäude?
• –Sind auffällige Abweichungen zum Vorjahr anhand der Belege erklärbar?
• –Lassen sich Gesamtbetrag, Verteilung, Mieteranteil und Vorauszahlungen ohne Rätsel nachvollziehen?

Fristen im Blick behalten und Streit früh prüfen

Nach § 556 Abs. 3 BGB ist die Abrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen; Einwendungen des Mieters sind grundsätzlich bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang mitzuteilen. Die Ausnahmen und Folgen einer Verspätung erläutert der Beitrag zur Frist der Nebenkostenabrechnung. Bei Streit über Kostenpositionen, Schlüssel oder Nachforderungen unterstützt die Kanzlei ausschließlich Vermieter. Was die Prüfung umfasst, beschreibt die Seite Nebenkostenabrechnung für Vermieter.